2018年更新文章:沒想到這篇當年在找工作時寫的經驗分享,變成本站點擊數量最高的文章,在美工作多年從求職的角色變成雇人的角色,看了上百上千份的履歷表後,覺得有必要來更新一下內容。以下內容受限於個人的背景及經驗,不能代表整個美國的就業市場,是因為自己曾經在茫茫求職路上誤打誤撞,希望這篇文章能給予其他想在美國求職的人一個參考(主要新增內容部分標註為藍字)

在美國念過書的人,學校都有教如何寫履歷表,尤其是MBA。但是像我這樣沒念過美國學校,也從末在美國工作過的人,要怎麼樣才能寫出符合美國人要求的履歷表呢?在台灣一般會要求自傳,履歷表則要求一些基本資訊如生日、性別、照片,台灣的標準在美國是完全行不通的。在美國的工作環境中,最忌任何有關性別、年齡、種族之類的歧視,雖然在履歷表中的工作時間或畢業年份能猜測到年紀、語言及名字可以推斷種族,但是履歷表裡絕對不會明明白白寫出來。要寫出專業的履歷表,需要一點時間好好研究,網路上分享履歷表寫作的英文網站很多,經常看到各方有不同的意見,例如履歷表該寫幾頁?在求職的的過程和數個獵頭求教,以及我所看過的各種類履歷表的結果,分享幾個我的觀察:

Cover Letter 很重要?

在找工作當時(2009-2010年)所做的研究,各網站教學都強調Cover Letter的重要性,十年後的今天,我打上了一個問號。每個公司的招聘流程不同,目前的大趨勢是針對各個專業領域會由有該專業工作背景的HR負責招聘,HR的招聘管道,包括內部推薦 (Referral)、校園招聘、獵頭公司、公司網站,比起十年前,現在最受歡迎的則是透過LinkedIn。LinkedIn可以說是專業的臉書、樣式就是個公開的履歷表,HR在招某專業領域、從同業挖人時,Linkedin最好的地方在於直接去競爭對手的同個部門搜尋即可。

從用人單位的角度來說,我所收到的履歷表已經是HR經過上述過程中所得到的履歷表後篩選過的,根據個人經驗,我從未收過Cover Letter,就算收到了應該也不會打開來看,原因很簡單:到我手上的履歷表已經層層篩選過,在這麼忙碌的情況下開啟一個履歷表已經很花時間,也不會多此一舉再去開另一個檔案來看。而從求職者的角度而言,若收到獵頭主動來接觸,都是對方已經看過、篩選過求職者的工作經驗,有時獵頭會描述工作簡介,有時會直接把工作內容(Job Description)一併寄來,求職者在表達興趣及寄送最新的履歷表時,只需在email中針對該工作需求做重點回應即可。

然而還是不能全盤否認Cover Letter的重要性,也許對於第一道關卡的HR或獵頭公司而言可能還是很重要的。請參考十年前的舊文,這幾個原則至今還是有效:

目前各大求職網站、公司網站,都會有個cover letter上傳的欄位。但若是自己寄送履歷表,一定要附cover letter,若是要申請特定的工作職位,針對該工作需求把自己符合的重點抓出來。若是海量寄送履歷表而無特定工作職位,則須將自己的現況稍作解釋,及想要找的工作位階(entry/mid/senior/management)。若是有介紹人,則在開頭將介紹人的名字、目前職位寫出來以提醒閱讀者。

Cover Letter 最好不要超過半頁,用最精簡的字數把自己推銷出去,必要時可以用粗體字標出最重要的部分,比如找會計的工作,就要把CPA加粗黑。內容大致可以寫:

-如何找到這個工作:透過獵頭、朋友介紹、看到廣告等,一句帶過,有對方認識的人介紹比較容易引起對方的注意
-目前的工作狀況:一句帶過目前的職位/學校,確認自己在知名的大公司/名校才特別寫出來,不然大約提一下是在什麼樣的性質的公司即可
-想找什麼樣的工作:有特定職缺要寫明,沒有特定職缺則提出想要找的工作位階/性質
-擁有何種工作技能
-能夠勝任職位的理由

這個網站有關如何寫Cover Letter的文章,非常推薦!雖然是專門講金融業的,不過原則上應該是可以應用到不同產業,值得注意的是Cover Letter不是自傳,所以不必要的資訊不需要寫上。

最後建議:不論需不需要Cover Letter,在履歷表的最上方可以加個Summary (現在這種形式已經非常常見了),以Bullet Point的形式列舉突出自己的專業技能,也算是個迷你的Cover Letter。

秒殺決勝負 - 閱讀者平均只花20秒

如果有親友願意幫忙,請人花20秒的時間看履歷表,並請對方說明在這20秒內看到了什麼,就可以知道自己的履歷表是不是有把自己想要強調的重點表現出來。就過去面試的經驗,少數會在事前先看並標註想要問的問題,有很多次看得出來對方是沒仔細看過的,是在做自我介紹的時候才開始認真看。(這是真的!每天履歷表如潮水般湧來,大部份的用人單位面試者真的沒太多時間看仔細,一般就是掃一眼求職者過去工作的公司類型,再來就是看些關鍵字來決定是否要面試,不確定的情況下一般會先要求電話面試以節省雙方的時間,有時間時會在面試前看一下,沒時間就直接去面試,邊聽邊看。)

為了要讓閱讀者可以在短時間內了解qualification,可以在表頭寫上自己的名字後面加上專業抬頭,像是Phd, MBA, CPA 等等 (不是美國人熟悉的證照寫了也是白寫),然後附上電話和住址,住址不需要寫全部,只要寫城市或Zip code即可,主要是讓人了解是不是有relocation的需求。前幾行最好寫些摘要,先吸引閱讀者的注意是致勝關鍵,在美國有反歧視的一些法令,不寫自己的性別、年齡、生日、種族、國藉、不放照片是基本常識。

履歷表1-2頁都可以,重點不在頁數在於內容

在美國念MBA的人都被教育,為求20秒可以看完,最好是寫1頁即可。但我接觸過的獵頭都說這是個以偏概全的觀念,基本上剛畢業或剛入行不久的人寫1頁即可,但是工作年資較長的人,寫1頁肯定是不夠的,2頁是比較好的。有多於1頁的人,表頭記得都要加上自己的名字,表尾最好標明頁數,以免閱讀者不小心漏掉其中一張時,完全搞不清楚狀況而失掉機會。

根據經驗而來的平均頁數:0-7年工作經驗1頁,7+到20年2頁,也偶而看到3頁的。若超出平均頁數,一般是常換工作、或是因做Consultant參與不同Project,也因此讓不同人產生不同的看法,像是長期不換工作突然求職、或是太常換工作,一般比較容易讓用人單位產生疑問。

履歷表客製化 - 針對不同的工作職位修改履歷表

根據個人經驗,華人的公司都希望員工最好是有很強的專業之外,還能夠發展十項全能,做祕書最好能把老闆的家事一併做了、做理專最好能幫客戶的小孩送便當、做行政的最好也能順便架公司的網站等等,工作內容除了專業外可能還加了一堆和職位不太相關的工作。

在美國工作內容都分得很細,舉例來說,在台灣一個小會計可能要包辦所有和會計相關的工作,在美國會計還可以細分N個不同的專業,book keeping/product control/audit/valuation...。或是像台灣的投資工作,從分析報告、開發模型、交易執行到績效評估等前中後台的工作都要一手包辦/參與,但在美國每一項都是不同的專業職位,如果履歷表把所有自己會做/做過的事全寫上去,求最小公倍數後一次寄出,就會看起來樣樣通、樣樣鬆的結果,最好還是依工作內容客製化來調配過去經驗的比重。

關鍵字是決勝關鍵

看了很多文章都提到近年來的趨勢就是電腦化,recruiter會以工作需要的必要技能挑出幾個關鍵字,比如說VBA、或是語文要求,能讓recruiter在茫茫大海的資料庫中找到對的人,就靠關鍵字。

但是關鍵字的觀念很大,要落實很難,尤其對我們非英文為母語,中西方工作內容又不盡相同,千萬不要用自己熟悉的語言而假設美國人應該要懂,舉例來說「3C產品」,C是來自於Computer, Communications, Consumer-Electronics,是來自於英文沒有錯,但在美國是沒有人會這麼說的。因此在寫過去的工作內容,最好是以要投的工作職位說明書job description為主軸,或是去網站查類似工作的描述,最好是把整句搬到履歷表再根據個人經驗加以修改。如有特殊要求,如 MBA / VBA/ C+等,務必在履歷表加上去。

履歷表的格式 - 段落分明、簡潔易讀

對於什麼是最佳格式,真的是見人見智,很主觀的看法,但是最基本的英文文法(現在的工作用現在式,過去的用過去式)、習慣用法、拼字是100%絕不可以發生錯誤的,顏色當然是用黑色,雖然有少數的意見認為不一定只用一種顏色。我是覺得除非是有高度設計背景,有相當程度的自信覺得用不同的顏色可以使自己加分,不然不要輕易改變。 

粗體、斜體、底線、字型變化要審慎使用,過度使用會使整個版面看起來很混亂,儘量不要超過三種變化,適當使用線條、標點,讓段落更清晰,但當然也是要注意不要過度使用。這個沒有一個標準,若不確定,最好的方式還是請人幫忙看。

另外可以訂閱一些求職網站的文章,都會點出求職最新的趨勢,也會有獵頭寫文章要大家注意的幾個點,我覺得還滿有用的,看參考書畢竟還是比較容易有過時的問題、學校的求職服務和產業有沒有接上線也是個問題,最好的還是自己在網路上多找資料,才能確保貼近市場需求。

To Whom It May Concern 是個爭議

這整段實在很想刪掉,在現實生活中的商業書信、和獵頭公司、HR的郵件往來基本未見"To whom it may concern" (當然是因為都知道對方是誰,和去各家公司網站海投履歷表的情況有所不同),"Dear"也不常看到,專業的郵件往來不論是寫給客戶還是寫給老闆都是個 "Hi"。知道名字的寫"Hi, First Name",不知道名字的就寫"Hi,"然後開始寫主文。但是留著的原因是,有時候真的很難說,在不同情境、不同文件有可能還是會使用這個開頭,各方說法都有,以下做研究的結果還是有所參考性,還是留著讓大家自行參考吧。

寫信的開頭使用Dear Sir / Madam 我看到有無數篇的文章批評這是個很差勁的開頭,很多文章提到最爛用法是 "To whom it may concern",批評者認為這是非常過時,且不用心的做法。原因是美國人很重視Network,在他們認為,若求職者真的有心,應該找出誰是真正的背後主事者,在美國很流行使用LinkedIn,有非常多的Recruiter建議在投履歷表時,先去LinkedIn摸出對方的底細,因此都建議可以請朋友打聽,或是上LinkedIn網站查詢。

說實話我是覺得不太實際,一家有點規模的公司,HR都不知道有多少人了,除非有內線消息,不然是不可能找出誰才是有決定權的人,所以Recruiter認為可以找出誰有決定權、使用正確的名字才容易成功,基本上就已經是站在不平等的起點上了,這通常就是在強烈暗示「我有人脈」,當然成功的機率也就提高不少。這對土生土長的美國人,而且在業界已有些人脈經驗的人來說是很好的建議,但對我這種天外飛來的外國人而言,是沒有任何幫助的,若寫錯人名反而招致反效果。

後來看到一篇文章建議,若真的無法找到名字,就使用Dear Hiring Manager, 或是 Dear HR。在Cover Letter的開頭到底要怎麼寫,爭議真的很多,在得知對方名字時,最有禮貌的方式是用Mr. / Ms.。但也有很多文章批評這太過正式,且在社交涵意上,使用這樣的開頭表示寫信者認為對方是較年長,或是地位較高,應該直接用First Name稱呼,因為寫信的對象並不知道年紀如何,重點是在Business的世界中,每個人的地位都是平等的,Recruiter只是在做他的工作而已,和求職者是對等的地位,甚至大部分的求職者的經驗和層級都高於Recruiter(這和亞洲人的想法真的差很多呢),特別寫個Mr. / Mrs. 會讓對方看了反而很奇怪。另外,值得注意的是美國人Business書信來往若非熟人是不太會用Dear這個字的。

最後我自己折衷的辦法是,向公司申請我寫Dear Hiring Manager, 寫給Headhunter我就寫Dear Recruiter若知道對方的名字,就寫Dear FirstName,寫Hi 或 Hello 顯得不夠正式,所以我情願老套一點寫Dear吧~

當然,不管怎麼寫,寫得好不好,有認識的人牽線才是找工作的王道啊!!

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    履歷表 headhunter recruiter

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