在美國念過書的人,學校都有教如何寫履歷表,尤其是MBA
但是像我這樣沒念過美國學校的人,要怎麼樣才能寫出符合美國人要求的履歷表呢?
在台灣一般會要求自傳,履歷表則要求一些基本資訊如生日、性別、照片(我個人認為履歷表要求照片是很沒道理的一件事)
但在美國則是完全不一樣,台灣的標準在美國是完全行不通的
要寫出專業的履歷表,是需要一點時間好好研究的
網路上分享履歷表寫作的英文網站很多,經常遇到不同的意見如履歷表該寫幾頁?
在求職的的過程和數個headhunter求教的結果,分享幾個不變的真理:

【Cover Letter】
.真理:Cover Letter 非常重要
.我的意見:
目前各大求職網站、公司網站,都會有個cover letter上傳的欄位
若是Headhunter主動來接觸,表示對方已經在某種程度已有了解,通常Headhunter會直接把工作內容一併寄來
在表達興趣及寄送最新的履歷表時,只需針對該工作需求做重點回應即可
但若是自己寄送履歷表,一定要附Cover letter
已看到特定的工作職位,針對該工作需求把自己符合的重點抓出來
若無特定工作職位,則須將自己的現況稍作解釋,及想要找的工作位階(entry/mid/senior/management)
有朋友介紹,則在開頭將朋友的名字、目前職位寫出來以提醒閱讀者

Cover Letter 最好不要超過半頁,用最精簡的字數把自己推銷出去
必要時可以用粗體字標出最重要的部分,比如找會計的工作,就要把CPA加粗黑
- 如何找到這個工作/headhunter (朋友介紹、看到廣告):一句帶過,有對方認識的人介紹比較容易引起對方的注意
- 目前的工作狀況:一句帶過目前的職位/學校,確認自己在知名的大公司/名校才特別寫出來,不然大約提一下是在什麼樣的性質的公司即可
- 想找什麼樣的工作:有特定職缺要寫明,沒有特定職缺則提出想要找的工作位階/性質(Compliance/Administration)
- 擁有何種技能
- 能夠勝任的理由

這個網站有關如何寫Cover letter的文章非常推薦!雖然是專門講金融業的,不過原則上應該是可以應用到不同產業
值得注意的是Cover Letter不是自傳,所以不必要的資訊不需要寫上

【秒殺決勝負】
.真理:履歷表的閱讀者平均只花20秒的時間做篩選
.我的意見:
如果有親友願意幫忙,請人花20秒的時間看履歷表,並請對方說明在這20秒內,看到了什麼
就可以知道自己的履歷表是不是有把自己想要強調的重點表現出來
有幾次面試的經驗,少數會在事前先看並標註想要問的問題
有很多次看得出來對方是沒仔細看過的,是在做自我介紹的時候才開始認真看

為了要讓閱讀者可以在短時間內了解qualification
可以在表頭寫上自己的名字後面加上專業抬頭,像是Phd, MBA, CPA 等等 (不是美國人熟悉的證照寫了也是白寫)
然後附上電話和住址,住址不需要寫全部,只要寫城市或Zip code即可,主要是讓headhunter了解是不是有relocation的需求
前幾行寫summary,先吸引閱讀者的注意是致勝關鍵
在美國有反歧視的一些法令,不寫自己的性別、年齡、生日、種族、國藉、不放照片是基本常識

【最佳頁數】
.真理:1-2頁都可以,重點不在頁數在於內容
.我的意見:
相信在美國念MBA的人都被教育,為求20秒可以看完,最好是寫1頁即可
但我接觸過的Headhunter都說這是個以偏概全的觀念
基本上剛畢業/entry level的人寫1頁即可,但是工作年資較長的人,寫1頁肯定是不夠的,2頁是比較好的
有多於1頁的人,表頭記得都要加上自己的名字,表尾最好標明頁數
以免閱讀者不小心漏掉其中一張時,完全搞不清楚狀況而失掉機會

【履歷表客製化】
.真理:針對不同的工作職位修改履歷表
.我的意見:
就我本身的經驗,台灣的公司都希望員工最好是有很強的專業之外,還能夠發展十項全能
做祕書最好能把老闆的家事一併做了、做理專最好能幫客戶的小孩送便當、做行政的最好也能順便架公司的網站等等
工作內容除了專業外可能還加了一堆和職位不太相關的工作
以前我們公司的「專業經理人」可是要兼管文具採購、替訪客倒茶水、架部門網站、幫主管訂機票安排行程…
扯遠了,過去的校長兼撞鐘怨念很深~

在美國工作內容都分得很細,舉例來說,在台灣一個小會計可能要包辦所有和會計相關的工作
在美國會計還可以細分N個不同的專業,book keeping/product control/audit/valuation...
或是像台灣的投資工作,從分析報告、開發模型、交易執行到績效評估等前中後台的工作都要一手包辦/參與,但在美國每一項都是不同的專業職位
如果履歷表把所有自己會做/做過的事全寫上去,求最小公倍數後一次寄出,就會看起來樣樣通、樣樣鬆的結果
最好還是依工作內容客製化來調配過去經驗的比重

【關鍵字】
真理:關鍵字是決勝關鍵
我的意見:
看了很多文章都提到近年來的趨勢就是電腦化
recruiter會以工作需要的必要技能挑出幾個關鍵字,比如說VBA、或是語文要求
能讓recruiter在茫茫大海的資料庫中找到對的人,就靠關鍵字
但是關鍵字的觀念很大,要落實很難,尤其對我們非英文為母語,中西方工作內容又不盡相同,千萬不要用自己熟悉的語言而假設美國人應該要懂
舉例來說「3C產品」,C是來自於Computer, Communications, Consumer-Electronics
是來自於英文沒有錯,但在美國是沒有人會這麼說的
因此在寫過去的工作內容,最好是以要投的job description為主軸
或是去網站查類似工作的描述,最好是把整句搬到履歷表再根據個人經驗加以修改
如有特殊要求,如 MBA / VBA/ C+等,務必在履歷表加上去

【稱呼語】
真理:已經沒有人在用課本教的"To whom It may concern" 的老式寫法
我的意見:
寫信的開頭使用Dear Sir / Madam 我看到有無數篇的文章批評這是個很差勁的開頭
最爛用法的是 "To whom it may concern",這是非常過時,且被批評不用心的做法
美國人很重視Network,在他們認為,若求職者真的有心,應該找出誰是真正的背後主事者
在美國很流行使用LinkedIn,有非常多的Recruiter建議在投履歷表時,先去LinkedIn摸出對方的底細
因此都建議可以請朋友打聽,或是上LinkedIn網站查詢
說實話我是覺得不太實際,一家有點規模的公司,HR都不知道有多少人了,除非有內線消息,不然是不可能找出誰才是有決定權的人
所以Recruiter認為可以找出誰有決定權、使用正確的名字才容易成功,基本上就已經是站在不平等的起點上了
這通常就是在強烈暗示「我有人脈」,當然成功的機率也就提高不少

這對土生土長的美國人,而且在業界已有些人脈經驗的人來說是很好的建議
但對我這種天外飛來的外國人而言,是沒有任何幫助的,若寫錯人名反而招致反效果
後來看到一篇文章建議,若真的無法找到名字,就使用Dear Hiring Manager, 或是 Dear HR

在Cover Letter的開頭到底要怎麼寫,爭議真的很多
在得知對方名字時,最有禮貌的方式是用Mr. / Ms.
但也有很多文章批評這太過正式,且在社交涵意上,使用這樣的開頭表示寫信者認為對方是較年長,或是地位較高
應該直接用First Name稱呼,因為你寫信的對象並不知道年紀如何,重點是在Business的世界中,每個人的地位都是平等的
Recruiter只是在做他的工作而已,和求職者是對等的地位,甚至大部分的求職者的經驗和層級都高於Recruiter(這和亞洲人的想法真的差很多呢),特別寫個Mr. / Mrs. 會讓對方看了反而很奇怪
另外,值得注意的是美國人Business書信來往是不太會用Dear這個字的

最後我自己折衷的辦法是,向公司申請我寫Dear Hiring Manager, 寫給Headhunter我就寫Dear Recruiter
若知道對方的名字,就寫Dear FirstName
寫Hi 或 Hello顯得不夠正式,所以我情願老套一點寫Dear吧~

【Word?Pdf?】
真理:看看這篇報導,建議最保險的做法還是用Word檔
我的意見:
有些公司在欄位旁有特別註明可用的檔案型式,若有pdf我還是選用pdf
總是會擔心格式跑掉或是被人下載修改之類的無法預期的潛在可能性
不過Headhunter一般都要求收Word檔,這樣在送去給公司的時候才能附加Headhunter公司的資訊在上面
所以我個人在有選擇的情況下使用pdf檔,有特別指明的話才用word檔

【外觀】
真理:段落分明、簡潔易讀
我的意見:
這真的是見人見智,很主觀的看法
但是最基本的英文文法(現在的工作用現在式,過去的用過去式)、習慣用法、拼字是100%不可以發生錯誤的
顏色當然是用黑色,雖然有少數的意見認為不一定只用一種顏色
我是覺得除非是有高度設計背景,有相當程度的自信覺得用不同的顏色可以使自己加分,不然不要輕易改變
粗體、斜體、底線、字型變化要審慎使用,過度使用會使整個版面看起來很混亂,儘量不要超過三種變化
適當使用線條、標點,讓段落更清晰,但當然也是要注意不要過度使用
這個沒有一個標準,若不確定,最好的方式還是請人幫忙看

另外可以訂閱一些求職網站的文章,都會點出求職最新的趨勢,也會有headhunter的人寫文章要大家注意的幾個點,我覺得還滿有用的
看參考書畢竟還是比較容易有過時的問題、學校的求職服務和產業有沒有接上線也是個問題
最好的還是自己在網路上多找資料,才能確保貼近市場需求

當然,不管怎麼寫,寫得好不好,有認識的人牽線才是找工作的王道啊!!

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